这是20年来日常工作的延续和扩大。虽然当代艺术是一种文化 现象，但是具体的人物总是一个可以建档的专案，所以多年来档案 对许多艺术家、理论家、策划人和活动家的资料进行收集整理，在一般情况下，档案只是定期向被调查的人物本人索求资料，一旦资料阶段整理完成，工作小组会交给本人核实，而如果将要在《年鉴》中发表的材料，一定交付给本人核对。当我们将张洹2005艺术活动 的日志交给他核对时，他表扬道：“你们比我自己掌握的张洹资料齐 全”。档案建立后，调查者会出具对人物对象的专门综述报告，当我 们将巫鸿当代艺术活动的综述报告交给本人，他也觉得有意思。

　　有些人物因为各种原因不参与和配合档案的调查和建档，但是并 不能妨碍我们作为学术研究的调查研究，照旧按学术规范整理，只 是在发表时注明“交给本人核实未果”。极少数对抗我们的学术工作的人物，也不能阻止我们对其的调查研究，如果其人声明在《年 鉴》中不能出现其姓名，我们作出如下处理：1.在引证材料时涉及 其姓名时注明出处，不改;2.在综述中用“等人”隐去其姓名;3.在专案中用“某位”替代姓名。 档案中立项是逐步增加的，因为没有名额上限，所以虽有或缺，只是资源和时间未谐，将会有计划地弥补。《年鉴》中出专门条目的人物名单的选择有一定时间限度和名额限度。名单的选择是由编 辑委员会的学者和专家提出清单，并反复增删，集中交与委员推 敲，最后由学术委员会确认批准。《年鉴》主编和工作小组完全按这个名单工作，在工作中发现重大遗漏并且在时间上还有补救可能 的，提交编辑委员会，建立增补，再由学术委员会批准后加入。但 是，这个方面我们的工作有很大缺陷。学术委员会批准的名单中，有些人的材料没有能收集到，未能圆满完成承担的任务。未到原因 有三种：1.联系不上，如有一位上海的女艺术家所有的已有联系方 法都不能接通;一位艺术家因故离家，有意切断了与外界的联络。2.联系之后不配合，比如有一位在外国生活过的艺术家，要求我们 到798买他的画册，主编本人去两次，工作小组成员去6次未购得， 后来得到香港亚洲文献库的捐赠此画册，发现其中没有2005年的材料，使我们无法立项，发表相关信息。3.更多的情况是遗漏，不仅 是编委会和工作小组的遗漏，而是整个艺术界和学术界的眼光、潮流和陈见造成的遗漏。我们工作小组做出重大努力，对不再立项名单中的人物进行系统普查和分类发表。但是终因心有余而力不足，留下重大遗憾。我们打算一如处理中国台湾艺术家暂缺的办法，在 来年的《年鉴》中增补。

　　当代艺术的批评家、策划人、活动家有些本身就是编辑委员会 成员，对他们的选择和记录有两个原则。第一个是近水原则，只要 是委员会的正式委员都予以记录。理由有两个，如果委员会不具有权威性，档案和《年鉴》就不可能有可信度，而权威性在委员身上 的具体表现就是他们各自的活动是有影响的，不能忽视的，因此是 有必要立档记录和在年鉴中记载。只能说，在各委员会之外有许多同样有必要调查记录的学者和活动家，而各委员会委员却不能不被 记录。第二，《年鉴》不是功过簿，只是借助事实揭示艺术现象， 从而揭示社会心理和精神趋势，从学术的角度来看，对个人的观察有时只是作为方法的观测切入点。所以联络方便的专家学者记录起 来更加周全，核证起来更为方便，所谓近水楼台先得月。第二是 借景原则。只要是当年活跃到一定程度的具有一定影响的学者活动家就选入。因为有了互联网，使统计成为可能。现在艺术界的活动 虽然并不每人亲自操持网络，但是会被动地呈现为网络资讯。虽然 网络具有偶然性和混杂性，但是这是现代清议，还有什么途径更公 允，公开地表达着人们对一理一事一人的评价?当然为了防止偶 然性和混杂性造成遗漏，我们借助了“中国批评家网站”的名单， 凡是“中国批评家网站”所立专项的批评家全部记录。并适当参考其他网站，因为专门从事网站工作的专职人员，不会常年累月地遗 漏或错过重要的人物，除了他们有自己的决择标准。而这个标准也 是可以理解，理解之后可以由我们从另一方面和角度弥补。借景 成画，就把当代艺术的批评家、策划人、活动家同艺术家一样记入《年鉴》。艺术家个人立项是刊登一件作品和简历，批评家策略人是刊登一篇文字(文章、策略案和其他)和简历，活动家是发表一个活动的照片和简历。

　　调查的另一个重点是机构。对各大美术学院都专门立案调查研 究，只动用了有限人力。在各院长的直接支持下，一般都是与所在 学院办公室的配合下进行。目前调查范围正逐步扩大到中国的各种艺术教学机构。同上所述，我们在档案不记录常量，而记录变量， 所以凡是当年学院和教学单位在理念、措施、课程、人员和机构上 变动的部分会反映在《年鉴》之中。李公明教授的专文是对我们学 院专题调查缺陷的必要补充。

　　对各美术馆、博物馆的调查也是在馆长的直接支持下，与所在的 馆学术部、教育部配合下进行。因为学术目标所限，我们只记录对 当代艺术有作用和影响的艺术活动，对于文化意义相当大的古代艺术展、传统艺术展和外国艺术展，有时并不涉及。有些美术馆本身 就有自己的年鉴和馆刊记录相关的当代艺术活动，因此《中国当代 艺术年鉴》的记录就侧重于提纲挈领，起到一个展示橱窗和目录的 作用。对于基金会、协会的调查同此。